PROSES PERENCANAAN, PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN (HO5)

1.     Pengertian Perencanaan

Perencanaan terjadi di semua kegiatan yang merupakan proses dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan memegang peranan lebih penting dibandingkan fungsi-fungsi manajemen lainnya, karena fungsi-fungsi lainnya adalah melaksanakan keputusan-keputusan perencanaan.

Sebelum manajer melaksanakan kegiatan-kegiatan di dalam organisasi, mereka harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam perencanaan, manajer memutuskan “apa” (what) yang harus dilakukan, “kapan” (when) melakukannya, “dimana” (where) akan dilakukan, “siapa” (whom) yang melakukan, dan  “bagaimana” (how) melakukannya. Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya, apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan  akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.  

Berbagai pertanggung jawaban dalam perencanaan tergantung pada besarnya dan tujuan organisasi serta fungsi atau kegiatan khusus manajer, antara lain ;

1)      rencana jangka pendek untuk kegiatan- kegiatan yang sangat dipengaruhi oleh perubahan-perubahan lingkungan,

2)      rencana musiman memusatkan perhatiannya pada tujuan-tujuan musiman,

3)      rencana jangka panjang dibutuhkan untuk pengembangan personalia, pengembangan teknik-teknik produksi dan sebagainya.

Bagaimanapun juga, manajer hendaknya memahami peranannya, baik perencanaan jangka panjang maupun jangka pendek dalam kerangka perencanaan keseluruhan.

Kebutuhan akan perencanaan ada di semua tingkatan yang mempunyai dampak potensial terbesar terhadap sukses organisasi. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan, rencana harus diimplementasikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap bermanfaat. Perencanaan kembali kadang-kadang dapat menjadi factor kunci pencapaian sukses akhir. Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making), serta pengembangan dan penyelesaian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Keputusan-keputusan harus dibuat pada berbagai tahap dalam proses perencanaan.

2.           Tahap Dasar Perencanaan.

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap yaitu ;

1)      Tahap 1, Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan : yang dimulai dengan           keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi dan  kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan  menggunakan sumber daya-sumber dayanya secara tidak efektif.

2)      Tahap 2, Merumuskan keadaan saat ini: melalui pentingnya pemahaman akan      posisi  perusahaan sekarang dan tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya            sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, karena tujuan dan rencana menyangkut  waktu yang akan datang. Tahap kedua ini memerlukan informasi, terutama keuangan dan data statistik, yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.

3)      Tahap 3,  Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan : melalui      identifikasi  kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) serta      kemudahan (opportunities) dan hambatan (threats)  untuk mengukur      kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan . Oleh karena itu perlu     diketahui factor faktor lingkungan internal dan eksternal yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah.

4)     Tahap 4, Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan : untuk pencapaian  tujuan, yang meliputi ; pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan            alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

3. Alasan-alasan Perlunya Perencanaan

Salah satu maksud utama perencanaan adalah melihat bahwa program-program dan penemuan-penemuan sekarang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang, yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik. Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan, dan kreatif, agar manajemen tidak hanya akan bereaksi terhadap lingkungannya, tetapi menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan, yaitu ;

1)      protective benefits, pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan,

2)      positive benefits, meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Perencanaan mempunyai banyak manfaat, yaitu ;

1)      membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan,

2)      membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama,

3)      memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,

4)      membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

5)      memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

6)      memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

7)      membuat tujuan lebih khusus, terinci dan lebih mudah dipahami,

8)      meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti,

9)      menghemat waktu, usaha dan dana.

Perencanaan juga mempunyai beberapa kelemahan, antara lain ;

1)      pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata,

2)      perencanaan cenderung menunda kegiatan,

3)      perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi,

4)      kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi,

5)      ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

Meskipun perencanaan mempunyai kelemahan-kelemahan tersebut, manfaat-manfaat yang didapat dari perencanaan jauh lebih banyak. Oleh karena itu perencanaan tidak hanya seharusnya dilakukan, tetapi harus dilakukan.

4.     Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya.

Dalam banyak hal, perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan meresap ke seluruh fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.

Pengorganisasian, adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi. Sebagai contoh, penyusunan personalia organisasi tidak akan dapat tersusun secara efektif tanpa perencanaan personalia.

Pengawasan, dan perencanaan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering disebut sebagai kembar siam dalam manajemen 1). Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Bagi manajer hal ini menunjukkan apakah rencana yang telah disusun realistik atau tidak, bila rencana tidak realistik atau praktek manajemen buruk akan menyebabkan rencana tidak dikerjakan seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Pengawasan juga menjadi bagian dari rencana baru.

Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya-sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Rencana-rencana harus dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi sebelum para manajer dapat menentukan hubungan-hubungan organisasi, kualifikasi personalia yang dibutuhkan, bagaimana bawahan diarahkan, dan cara pengawasan yang diterapkan.

5.     Tipe-tipe Perencanaan Dan Rencana

Cara pengklasifikasian perencanaan akan menentukan isi rencana dan bagaimana perencanaan itu dilakukan. Meskipun proses dasar perencanaan adalah sama bagi setiap manajer, dalam praktek perencanaan dapat mengambil berbagai bentuk, sebab ;

1)      perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi (maksud), di mana pendekatan perencanaan yang digunakan berbeda pula,

2)      dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu-waktu yang berbeda, 

3)      manajer-manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.

Ada paling sedikit lima dasar pengklasifikasian rencana, sebagai berikut ;

1)      Bidang fungsional, mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia. Setiap faktor memerlukan tipe perencanaan yang berbeda.

2)      Tingkatan organisasional, termasuk organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi.Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang berbeda pula. Perencanaan organisasi secara keseluruhan akan lebih kompleks daripada perencanaan suatu satuan kerja organisasi.

3)      Karakteristik-karakteristik (sifat) rencana, meliputi factor-faktor kompleksitas, fleksibelitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif. Misalnya, rencana pengembangan produk biasanya bersifat rahasia, rencana produksi lebih bersifat kuantitatif dibanding rencana personalia.

4)      Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Semakin lama rentangan waktu antara prediksi dan kejadian nyata, kemungkinan terjadinya kesalahan semakin besar. Sebagai contoh, tingkat kepastian rencana pembangunan pabrik baru sepuluh tahun yang akan datang, lebih rendah di banding rencana kepindahan kantor dua minggu lagi.

5)      Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijakan, dan sebagainya. Perencanaan meliputi berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian dari tingkatan yang lebih tinggi. Perencanaan berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan, seperti program iklan, prosedur seleksi personalia, anggaran penelitian dan pengembangan dan lain-lain.

Dalam suatu organisasi, rencana dirinci melalui tingkatan-tingkatan yang membentuk hirarki dan paralel dengan organisasi. Pada setiap tingkatan, rencana mempunyai dua fungsi ;

1)       menyediakan peralatan untuk pencapaian serangkaian sasaran dari rencana tingkatan diatasnya,

2)       menunjukkan sasaran yang harus dipenuhi rencana di bawahnya. Rencana dari manajemen puncak akan dibuat menjadi rencana-rencana yang lebih terinci oleh satuan-satuan manajemen menengah dan lini pertama.

Ada dua tipe utama rencana ;

1)      Rencana-rencana strategik (strategic plans), yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khusus keberadaan organisasi.

2)      Rencana-rencana operasional (operational plans), uraian lebih rinci bagaimana rencana strategik akan dicapai, yang terdiri dari dua tipe, yaitu ;

(1)      Rencana sekali pakai (single use plans), dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai. Rencana sekali pakai adalah serangkaian kegitan terinci yang kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu yang akan datang, contoh; perencanaan perusahaan untuk membangun gudang baru karena perluasan usaha memerlukan  rencana sekali pakai khusus bagi proyek tersebut, walaupun perusahaan telah membangun sejumlah gudang lain di waktu yang lalu.

(2)       rencana tetap (standing plans), merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang. 2)

Strategi adalah program umum untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi dalam pelaksanaan misi. Program menyangkut suatu peranan aktif, sadar dan rasional yang dimainkan oleh manajer dalam perumusan strategi organisasi. Strategi memberikan pengarahan terpadu bagi organisasi dan berbagai tujuan organisasi, dan memberikan pedoman pemanfaatan sumber daya-sumberdaya organisasi yang digunakan untuk mencapai tujuan. Strategi dapat juga berarti, sebagai pola tanggapan organisasi terhadap lingkungan sepanjang waktu, yang berarti bahwa setiap organisasi selalu mempunyai strategi walaupun tidak secara eksplisit dirumuskan. Strategi menghubungkan sumber daya manusia dan berbagai sumber daya lainnya  dengan tantangan dan risiko yang harus dihadapi dari lingkungan di luar perusahaan.

Tipe-tipe rencana sekali pakai adalah ;

1)      Program, meliputi serangkaian kegiatan yang relatif luas, yang menunjukkan 

(1)   langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan

(2)   satuan atau para anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah,

(3)   urutan dan waktu setiap langkah.

2)      Proyek, adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian terpisah dari program. Setiap proyek mempunyai ruang lingkup yang terbatas, arah penugasan yang jelas dan waktu penyelesaian.

3)      Anggaran (budget), adalah laporan sumber daya keuangan disusun untuk kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu. Anggaran terutama merupakan peralatan pengawasan kegiatan-kegiatan organisasi dan komponen penting dari program dan proyek. Anggaran merinci pendapatan  dan pengeluaran dan memberikan target bagi kegiatan-kegiatan seperti penjualan, biaya-biaya departemen atau investasi baru.

Rencana-rencana tetap, akan terus diterapkan sampai perlu diubah (modifikasi atau dihapuskan). Rencana tetap memungkinkan para manajer menghemat waktu yang digunakan untuk perencanaan dan pembuatan keputusan , karena situasi-situasi yang sama ditangani secara konsisten. Wujud umum dari rencana-rencana tetap adalah ;

1)      Kebijakan (policy), adalah pedoman umum pembuatan keputusan, yang merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa yang dapat dibuat dan menutup apa yang tidak dapat dibuat. Kebijakan menyalurkan pemikiran para anggota organisasi agar konsisten dengan tujuan organisasi.

2)      Prosedur standar, adalah kebijakan yang dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih rinci, yang disebut juga metoda standar (standard operating procedure/SOP), yang berguna untuk ;

(1)   menghemat usaha manajerial,

(2)   memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan tanggung jawab,

(3)   menimbulkan pengembangan metoda-metoda operasi yang lebih efisien,

(4)   memudahkan pengawasan,

(5)   memungkinkan penghematan personalia,

(6)   membantu kegiatan-kegiatan organisasi.

4)      Aturan (rules or regulation), adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Atutran digunakan untuk mengimplementasikan rencana-rencana lain dan biasanya merupakan hasil kebijaksanaan yang diikuti dalam setiap kejadian.

6.     Faktor Waktu Dan Perencanaan

Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan, yaitu ;

1)      untuk melaksanakan perencanaan efektif

2)      untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-alternatif, untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan,

3)      jumlah (atau rintangan) waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Rencana jangka pendek (short range plans), mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun ; rencana jangka menengah  (intermediate range plans) mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun ; rencana jangka panjang (long range plans) meliputi kegiatan-kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan 25 tahun atau lebih di masa yang akan datang. Rencana jangka panjang biasanya berkenaan dengan perencanaan starategik. Semakin panjang jangka waktu suatu rencana, semakin panjang periode untuk peninjauan kembali dan perbaikan. Juga semakin penting rencana terhadap keberhasilan organisasi, semakin sering diteliti dan diperhatikan.

7.     Perencanaan Strategik

Perencanaan strategik (strategic planning), adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, kebijakan dan program-program strategik yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijakan telah diimplementasikan. 3) Jadi perencanaan strategik merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Ada tiga alasan pentingnya perencanaan strategik, yaitu ;

1)      perencanaan strategik memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya diambil,

2)       pemahaman terhadap perencanaan strategik akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya,

3)       perencanaan strategik sering merupakan permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan-kegiatan manajer dan organisasi.

Perbedaan pokok perencanaan strategik dan operasional adalah ; 4)

                                    Perencanaan Operasional          Perencanaan Strategik

------------------------------------------------------------------------------------------------------

Pusat Bahasan              Masalah operasional                 Kelangsungan dan

                                                                                    pengembangan jangka panjang

Sasaran                        Laba sekarang                          Laba di waktu yang akan datang

Batasan                        Lingkungan sumber daya           Lingkungan sumber daya yang

                                    sekarang                                   akan datang

Hasil                             Efisiensi dan efektifitas  Pengembangan potensi yad

Informasi                      Dunia bisnis                              Peluang di waktu yad

Organisasi                    Birokrasi/stabil              Kewirausahaan/fleksibel

Kepemimpinan Konservatif                               Mengilhami perubahan radikal

Pemecahan masalah      Berdasarkan pengalaman          Antisipasi, menemukan

                                    Lalu.                                         pendekatan baru.

Faktor risiko                 Risiko rendah                           Risiko tinggi

Proses penyusunan perencanaan strategik meliputi ; 5)

1)      Langkah 1, penentuan misi dan tujuan, mencakup pernyataan umum tentang misi, falsafah, maksud dan tujuan organisasi

2)      Langkah 2, pengembangan profil perusahaan, yang mencerminkan kondisi internal dan kemapuan perusahaan.

3)      Langkah 3, analisa lingkungan eksternal, dengan identifikasi perubahan lingkungan ekonomi, teknologi, sosial , budaya, dan politik yang secara tidak langsung mempengaruhi organisasi.

4)      Langkah 4, analisa internal perusahaan, kekuatan dan kelemahan organisasi, dengan membandingkan profil perusahaan dan lingkungan eksternal. Proses analisa internal perusahaan meliputi ; 6)

(1)   Identifikasi faktor-faktor internal strategik,

(2)   Evaluasi faktor-faktor strategik perusahaan tersebut,

(3)   Kekuatan dan kelemahan perusahaan sebagai dasar strategi perusahaan.

5)      Langkah 5, identifikasi kesempatan dan ancaman strategik, identifikasi tujuan,  strategi, analisa lingkungan, serta analisa kekuatan dan kelemahan organisasi, untuk menentukan berbagai kesempatan yang tersedia bagi organisasi dan ancaman-ancaman yang harus dihadapi.

6)      Langkah 6, pembuatan keputusan strategik, mencakup identifikasi, penilaian dan pemilihan berbagai alternatif strategik.

7)      Langkah 7, pengembangan strategi perusahaan, menjabarkan tujuan jangka panjang dan strategi perusahaan ke dalam sasaran-sasaran jangka pendek (tahunan) dan strategi-strategi operasional.

8)      Langkah 8, implementasi strategi, menyangkut kegiatan manajemen untuk mengoperasikan strategi, yang berarti peletakan strategi menjadi kegiatan.lima variable yang merupakan factor kritis implementasi strategi adalah ;

(1)   tugas,

(2)   orang,

(3)   struktur,

(4)   teknologi

(5)   system balas jasa.

9)      Langkah 9, peninjauan kembali dan evaluasi (strategic control), dimana manajer perlu senantiasa memonitor secara periodik dan pada tahap-tahap kritis untuk menilai apakah organisasi berjalan kearah tujuan yang telah ditetapkan. Dua pertanyaan utama adalah ;

(1)   apakah strategi diimplementasikan sesuai rencana,

(2)   apakah strategi dapat mencapai hasil yang diharapkan.

Kebaikan perencanaan strategic dapat dirinci sebagai berikut ; 7)

1)      Kebaikan utama adalah, memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi, melalui rumusan tujuan secara jelas, dan metoda pencapaian tujuan tersebut,

2)      Kebaikan penting lainnya adalah, membantu para manajer dalam pembuatan keputusan, melalui analisa informasi   yang diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan baik.

3)      Meminimalisasi kesalahan, karena tujuan dan sasaran dirumuskan dengan sangat cermat.

Kelemahan-kelemahan perencanaan strategik adalah ;

1)      Kelemahan utama adalah, hal ini memerlukan investasi dalam ; waktu, uang, dan orang yang cukup besar,

2)      Cenderung membatasi organisasi  hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas risiko.

8.     Hambatan-Hambatan Perencanaan Efektif

Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif, yaitu ;

1)      Pertama adalah, penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya,

2)      Hambatan kedua berada di luar perencana, keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana-rencana karena perubahan-perubahan yang ditimbulkannya. Penolakan terhadap perubahan, terjadi diantara para anggota organisasi, baik para manajer maupun karyawan operasional yang harus melaksanakan kegiatan-kegiatan  yang telah direncanakan.

Alasan mengapa banyak manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok/satuan kerja mereka, karena ;

1)      kurang pengetahuan tentang organisasi,

2)      kurang pengetahuan tentang lingkungan,

3)      ketidak mampuan melakukan peramalan secara efektif,

4)      kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang,

5)      biaya, untuk penggunaan sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik, dan manusia,

6)      takut gagal, yang merupakan ancaman terhadap jabatan, penghargaan, dan respek orang lain terhadap diri manajer,

7)      kurang percaya diri, ragu-ragu menetapkan tujuan yang menantang,

8)      ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.

Manajer dapat mengatasi hambatan-hambatan perencanaan melalui ;

1)      penciptaan system organisasi yang memudahkan penetapan tujuan dan perencanaan, baik yang dilakukan manajer punjcak, manajer tingkat bawah, ataupun karyawan bukan manajerial,

2)      memberikan berbagai bentuk bantuan secara individual kepada para perencana,

3)      penolakan terhadap suatu rencana dapat dikurangi atau dihilangkan antara lain melalui ;

(1)       melibatkan para karyawan dalam proses perencanaan,

(2)       mengembangkan pola perencanaan dan implementasi yang efektif,

(3)       memberikan lebih banyak informasi tentang rencana-rencana dan segala konsekuensinya ,

(4)       bersikap hati-hati terhadap dampak perubahan yang diusulkan para anggota organisasi,

(5)       meminimalisasi gangguan-gangguan yang tidak perlu.

Efektivitas perencanaan dapat dinilai melalui beberapa kriteria sebagai berikut ;

1)      Kegunaan, suatu rencana harus ; fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana.

2)      Ketepatan dan obyektivitas, rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah cukup ; jelas, ringkas, nyata, dan akurat, melalui informasi yang tepat.

3)      Ruang lingkup, perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip ; kelengkapan (comprehensiveness), kepaduan (unity), dan konsistensi, mencakup ; luas cakupan rencana, kerangka hubungan antar kegiatan, dan satuan kerja atau departemen yang terlibat.

4)      Efektivitas biaya, menyangkut ; waktu, usaha dan aliran emosional.

5)      Akuntabilitas, menyangkut aspek ; tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan implementasi rencana.

6)      Ketepatan waktu, dengan antisipasi berbagai perubahan yang tetrjadi sangat cepat.    

Sumber Pustaka

1.      Donald C. Mosley dan Paul H. Pietri, Management : The Art of Working With And Through People, Dickenson Publishing Emcino, California, 1975, hal.27.

2.      Wiliam H. Newman, Administrative Action :The Techniques of Organization and Management, Prentice Hall, Englewood Cliffs, New york, 1963, hal. 13-54.

3.      George A. Steiner dan John B. Miner, Management Policy and Strategy, Macmillan, New York, 1977, hal. 7.

4.      Bernard Taylor, Strategics for Planning, Long Range Planning 8, no 4, Agustus 1975, hal. 38.

5.      John A. Pearce II dan Richard B. Robinson, Jr, Strategic Management : Strategy Formulation and Implementation, Richard D. Irwin, Homewood, Illinois , 1982.

6.      John A. Pearce II  dan Richard B. Robinson, Jr, op. cit. hal. 156.

7.      James A.F.Stoner, Management, Prentice Hall International, Inc, Englewood Cliffs, New York, 1982, hal 124-125.

  

MANAJER DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI (HO4)

1.    Faktor-Faktor Lingkungan Eksternal

Para manajer seharusnya tidak hanya memusatkan perhatiannya pada lingkungan internal organisasi, tetapi juga menyadari pentingnya pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi yang dikelolanya. Manajer harus mempertimbangkan unsur-unsur dan kekuatan-kekuatan lingkungan eksternal dalam setiap kegiatannya. Manajer harus mengidentifikasi, menganalisa, mengevaluasi, mendiagnosa dan bereaksi terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan, baik berupa kesempatan-kesempatan, risiko-risiko, maupun ancaman-ancaman, yang mempunyai pengaruh pada operasi organisasi (perusahaan). Manajemen dituntut untuk selalu bersikap tanggap dan adaptif, selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan keadaan lingkungan. Manajer perlu menentukan cara atau pendekatan yang akan memungkinkannya menjaga dan mengembangkan organisasi dalam lingkungan yang selalu berubah.

Dengan pendekatan system dan contingency, akan dibahas factor-faktor lingkungan esternal yang berpengaruh dan dipengaruhi secara langsung ataupun tidak langsung terhadap / oleh operasi-operasi organisasi, dan tanggung jawab sosial manajer. Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur diluar organisasi, yang sebagian besar tidak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh manajer. Organisasi mendapatkan masukan-masukan (input) yang  dibutuhkan, seperti ; bahan baku, dana tenaga kerja dan energi dari lingkungan  eksternal, menstranformasikan menjadi produk dan jasa, dan kemudian menghasilkan keluaran-keluaran (output) kepada lingkungan eksternal.

Lingkungan eksternal mempunyai unsur-unsur :

1)      Berpengaruh langsung (lingkungan eksternal mikro), terdiri dari; para pesaing (competitors), pemasok / penyedia (suppliers), pelanggan (customers), lembaga-lembaga keuangan (financial intitutions), pasar tenaga kerja (labour supply), dan perwakilan-perwakilan pemerintah (government councils),

2)   Berpengaruh tidak langsung (lingkungan eksternal makro), mencakup; teknologi (technology), ekonomi (economy), politik (politic) dan sosial (social), yang mempengaruhi iklim dimana organisasi beroperasi dan mempunyai potensi menjadi kekuatan-kekuatan sebagai lingkungan eksternal mikro.

2.     Lingkungan Eksternal Mikro

Lingkungan eksternal mikro penting diperhatikan, walaupun tingkat pengaruhnya berbeda.

1)      Para pesaing ; lingkungan persaingan perusahaan tercermin dari tipe, jumlah dan norma-norma perilaku organisasi-organisasi pesaing. Dengan pemahaman akan lingkungan persaingan yang dihadapi, organisasi dapat mengetahui posisi persaingannya, sehingga lebih mampu mengoptimalkan operasi-operasinya. Misalnya; untuk meningkatkan bagian pasarnya (market share), dimana produk dan harga sama dengan pesaing, perusahaan harus menciptakan perbedaan-perbedaan (differences), dalam pembungkusan (packaging), pelayanan (services), atau promosi (promotion). Pemahaman arena, sifat persaingan (competitors), serta kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) para pesaing, memungkinkan perusahaan dapat mempergunakan kekuatan bersaingnya lebih efektif dan efisien.

2)      Pelanggan ; strategi, kebijakan dan taktik-taktik pemasaran perusahaan sangat tergantung situasi pasar dan pelanggan. Biasanya manajer pemasaran menganalisa profil pelanggan sekarang dan potensial serta kondisi pasar dan mengarahkan kegiatan-kegiatan pemasaran perusahaan berdasarkan hasil analisa tersebut.

3)      Pasar tenaga kerja ; organisasi memerlukan sejumlah karyawan (personalia) dengan bermacam-macam ketrampilan, kemampuan dan pengalaman, sehingga perlu menggunakan banyak saluran untuk menarik dan mendapatkan karyawan-karyawan tersebut. Ada tiga factor yang paling berpengaruh terhadap pemenuhan kebutuhan karyawan perusahaan, yaitu ;

(1)         reputasi perusahaan di mata angkatan kerja,

(2)         tingkat pertumbuhan angkatan kerja,

(3)         tersedianya tenaga kerja sesuai kebutuhan.

4)      Lembaga-lembaga keuangan ; organisasi tergantung pada bermacam-macam lembaga keuangan, seperti perbankan, perusahaan asuransi, termasuk pasar modal, untuk menjaga dan memperluas kegiatan-kegiatannya, jangka pendek untuk membiayai opearasionalnya, jangka panjang untuk membangun fasilitas baru   dan membeli peralatan baru (investasi).

5)      Para pemasok; setiap organisasi sangat tergantung pada sumber-sumber dari sumberdaya-sumberdayanya untuk memenuhi kebutuhan bahan baku (mentah), bahan pembantu, pelayanan, energi dan peralatan, yang digunakan untuk berproduksi.

6)      Perwakilan-perwakilan pemerintah ; hubungan organisasi dengan perwakilan-perwakilan pemerintah berkembang semakin kompleks. Mereka biasanya menetapkan peraturan-peraturan yang harus dipatuhi organisasi dalam operasinya, prosedur prosedur perijinan, dan pembatasan-pembatasan lainnya untuk melindungi masyarakat.

3. Lingkungan Eksternal Makro

Lingkungan eksternal makro mempengaruhi organisasi dengan dua cara :

1)     Kekuatan-kekuatan di luar tersebut mempengaruhi organisasi secara langsung atau tidak langsung melalui satu atau lebih unsur-unsur lingkungan eksternal mikro.

2)      Unsur-unsur lingkungan makro menciptakan iklim, misalnya teknologi tinggi, keadaan perekonomian cerah atau lesu dan perubahan-perubahan sosial, dimana organisasi ada dan harus memberikan tanggapan.

Lingkungan eksternal makro meliputi :

1)      Perkembangan teknologi : dalam setiap masyarakat atau industri, tingkat kemajuan teknologi memainkan peranan berarti pada penentuan produk dan jasa yang akan diproduksi, peralatan yang akan digunakan, dan cara bermacam-macam operasi akan dikelola. Inovasi teknologi dapat juga menimbulkan persaingan baru dalam industri-industri yang berbeda, misalnya;  pengembangan produksi jam digital elektronik telah menimbulkan persaingan baru bagi perusahaan-perusahan jam mekanik tradisional, kemajuan industri mesin foto kopi menimbulkan kesukaran-kesukaran bagi perusahaan kertas karbon.

2)      Variabel-variabel Ekonomi : para manajer akan selalu terlibat dengan masalah-masalah biaya sumber daya-sumber daya yang dibutuhkan organisasi, yang selalu berubah-ubah karena pengaruh faktor-faktor ekonomi, seperti ; kecenderungan inflasi dan deflasi harga barang-barang dan jasa-jasa, kebijakan moneter, devaluasi atau revaluasi, tingkat bunga, kebijakan fiskal, keseimbangan neraca pembayaran,harga yang ditetapkan oleh para pesaing dan pemasok.

3)      Lingkungan sosial budaya : merupakan pedoman hidup yang menentukan bagaimana hampir serluruh organisasi dan manajer akan beroperasi. Lingkungan ini mencakup ;  agama dan kepercayaan,  nilai-nilai,  sikap, pandangan dan pola kehidupan yang dibentuk oleh tradisi, pendidikan, kelompok ethnis, ekologi, demografis,geografis.

4)      Variabel-variabel Politik dan Hukum : dalam suatu periode tertentu akan menentukan operasi perusahaan. Manajer tidak mungkin mengabaikan iklim politik, peraturan-peraturan pemerintah maupun konsekuensi-konsekuensi atau dampaknya terhadap pemerintah dalam pembuatan keputusan, contohnya, kebijakan-kebijakan pemerintah dalam bidang ; perdagangan, undang-undang perpajakan, upah minimum, undang-undang hak patent, undang-undang perlindungan konsumen, pemasok dan pesaing.

5)      Dimensi Internasional : komponen internasional dalam lingkungan eksternal juga menyajikan kesempatan-kesempatan dan tantangan-tantangan, serta mempunyai potensi menjadi factor yang berpengaruh langsung pada operasi perusahaan. Kekuatan-kekuatan internasional ini berpengaruh melalui ; perkembangan politik dunia, ketergantungan ekonomi, penularan nilai-nilai dan sikap hidup, serta transfer teknologi.

4.    Organisasi dan Lingkungan

Lingkungan eksternal mempengaruhi manajer-manajer bervariasi menurut tipe dan tujuan organisasi. Hal ini berbeda di antara posisi-posisi dan fungsi-fungsi dalam suatu organisasi dan bahkan antara tingkatan-tingkatan hirarki di dalam organisasi. Karena mempunyai kekuasaan yang lebih besar dan pandangan yang lebih luas, para manajer di tingkat atas dalam organisasi memikul tanggung jawab lebih besar untuk pengelolaan hubungan dengan lingkungan eksternal dibanding para manajer tingkatan bawah. Manajer dan organisasi memberikan tanggapan terhadap lingkungan eksternal, melalui ;

1)      Usaha mempengaruhi lingkungan eksternal mikro : manajer harus memusatkan usaha-usahanya pada aspek-aspek kunci lingkungan bagi tujuan organisasi. Bila mereka memperlakukan setiap komponen secara sama, mereka akan menghabiskan waktu dan energi dengan cara-cara yang tidak produktif. Tetapi melalui pemusatan pada variable-variabel kunci, manajer dapat mencapai sasarannya untuk mempengaruhi lingkungan, misalnya mempengaruhi lingkungan mikro, yaitu pelanggan melalui iklan.

2)      Peramalan (forecasting) dan lingkungan eksternal makro : kelangsungan operasi perusahaan sering sangat tergantung pada antisipasi dan adaptasi terhadap perkembangan lingkungan eksternal makro. Kecenderungan perkembangan lingkungan ini hendaknya dimonitor secara terus menerus, agar manajer mampu mengembangkan kedudukan yang kuat dalam menghadapi lingkungan tersebut. Penggunaan teknik-teknik peramalan, seperti ; analisa statistik, model-model ekonometrika, simulasi, delphi, dan sebagainya,        memungkinkan manajer dapat mengantisipasi perubahan-perubahan dalam peraturan-peraturan pemerintah, sikap masyarakat, biaya-biaya pengadaan bahan, tersedianya bahan mentah, kegiatan-kegiatan pesaing, dan lain-lain sehingga dapat mempersiapkan sejumlah kegiatan-kegiatan di waktu yang akan datang (Sukanto Reksohadiprodjo, “Business Forecasting”).

3)      Perencanaan, perancangan organisasi dan lingkungan : cara paling penting bagi manajer untuk menyesuaikan dengan lingkungan eksternal adalah melalui pengembangan dan implementasi rencana-rencana bagi organisasinya. Rencana-rencana ini mungkin sederhana, jangka pendek dan terbatas ruang lingkupnya, atau mungkin rumit, jangka panjang, dan ruang lingkupnya luas. Rencana-rencana mewujudkan konsep dasar organisasi dan strategi-strategi akan mengikutinya untuk mencapai tujuan. Rencana-rencana strategik ini tidak hanya menjadi pedoman adaptasi organisasi terhadap lingkungan eksternal mikro dan makro, tetapi juga menuntut usaha-usaha organisasi untuk mempengaruhi perilaku-perilaku factor-faktor dalam lingkungan eskternal mikro. Suatu tipe khusus penyesuaian manajerial terhadap lingkungan, mencakup perubahan-perubahan dalam struktur formal organisasi, aliran kerja, pola wewenang, hubungan-hubungan pelaporan diantara manajer dan sebagainya. Bentuk penyesuaian ini sering disebut perancangan organisasi (organizational design).

5.    Tanggung Jawab Sosial  Manajer

Tanggung jawab sosial, berarti bahwa manajemen mempertimbangkan dampak sosial dan ekonomi di dalam pembuatan keputusan. Tanggung jawab sosial perusahaan ini merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan oleh para manajer organisasi perusahaan, karena aspek ini merupakan syarat utama bagi berhasilnya perusahaan, terutama untuk jangka panjang. Dengan demikian manajer  dituntut untuk mengimplementasikan “etika berusaha” (the ethics of managers), terutama dalam hubungannya dengan pelanggan, karyawan, penemu teknologi, lembaga pendidikan, perusahaan lain, para pemasok, pemegang saham, pemerintah, dan masyarakat pada umumnya (Harol Koontz, Cyril O’Donnell, dan Heinz Weihrich, “Management”).

Etika berkenaan dengan pendapat tentang benar dan salah, lebih khusus kewajiban moral seseorang pada masyarakat. Etika ini merupakan sistem ungkapan-ungkapan yang menyangkut perilaku, perbuatan dan sikap manusia terhadap peristiwa-peristiwa yang dianggap penting dalam hidupnya. Etika para manajer akan sangat mempengaruhi keputusan-keputusan dan kegiatan-kegiatan organisasi, yang harus berdasarkan pada nilai-nilai atau standar moral yang dianggap baik dan luhur dalam suatu lingkungan atau masyarakat.

Ada lima factor yang mempengaruhi keputusan-keputusan pada masalah etika, yaitu ;

1)      hukum,

2)      peraturan-peraturan pemerintah,

3)      kode etik industri dan perusahaan,

4)      tekanan-tekanan sosial,

5)      tegangan antara standar perorangan dan kebutuhan organisasi.

Factor-faktor ini mempengaruhi etika manajer dengan tingkatan dan pada bidang-bidang fungsi yang berbeda-beda.

Para manajer semakin dituntut untuk mengikuti atau mentaati hukum dan standar-standar etika masyarakat. Pada saat yang sama, perhatian manajer harus dipusatkan pada pemberian tanggapan-tanggapan organisasi pada masalah-masalah sosial. Hal ini mempunyai dua konsekuensi utama :

1)      banyak organisasi sekarang mengesampingkan tujuan utamanya maksimalisasi keuntungan, dan mengalihkan ke pemenuhan kebutuhan-kebutuhan masyarakat dengan perolehan keuntungan secukupnya,

2)      pencapaian hasil-hasil yang lebih baik dalam pelaksanaan fungsi tanggung jawab sosial perusahaan menjadi semacam peralatan untuk membantu sukses organisasi.

Cara para manajer memelihara penanganan masalah-masalah sosial akan mencerminkan etika pribadinya, kebijakan-kebijakan organisasi, dan nilai-nilai sosial perusahaan pada periode waktu tertentu.

PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN (HO3)

1.    Teori Manajemen Klasik

Agar pembahasan dan pemahaman tentang manajemen mengenai sasaran, perlu diketahui terlebih dahulu proses perkembangan teori-teori dan prinsip-prinsip manajemen yang akan memberikan landasan kuat buat pemahaman perkembangan selanjutnya. Teori-teori dan prinsip-prinsip manajemen membuat manajer lebih mudah memutuskan apa yang harus dilakukan agar dapat menjalankan fungsinya secara efektif. Sebagai manajer, akan menjumpai banyak pandangan tentang manajemen. Setiap pandangan mungkin berguna untuk berbagai masalah yang berbeda-beda.

 Terdapat tiga aliran pemikiran manajemen, yaitu ;

1)      Aliran klasik, yang dibagi menjadi dua aliran, manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik

2)      Aliran hubungan manusiawi, sering disebut aliran neo klasik

3)      Aliran manajemen modern.

 Terdapat juga dua pendekatan manajemen yang berkembang saat ini, yaitu ;

1)      pendekatan system

2)      pendekatan kontingen (contingency approach)

 2.    Perkembangan Awal Teori Manajemen.

Munculnya manajemen ilmiah ditandai dengan adanya dua tokoh manajemen sebagai berikut ;

1)      Robert Owen (1771-1858), seorang manajer beberapa pabrik pemintalan kapas di New Lanark Skotlandia, menekankan pentingnya unsur manusia dalam produksi. Dia mengemukan bahwa melalui perbaikan kondisi karyawanlah yang akan menaikkan produksi dan keuntungan (laba), dan investasi yang paling menguntungkan adalah pada karyawan (vital machines).