MANAJER DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI (HO4)

1.    Faktor-Faktor Lingkungan Eksternal

Para manajer seharusnya tidak hanya memusatkan perhatiannya pada lingkungan internal organisasi, tetapi juga menyadari pentingnya pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi yang dikelolanya. Manajer harus mempertimbangkan unsur-unsur dan kekuatan-kekuatan lingkungan eksternal dalam setiap kegiatannya. Manajer harus mengidentifikasi, menganalisa, mengevaluasi, mendiagnosa dan bereaksi terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan, baik berupa kesempatan-kesempatan, risiko-risiko, maupun ancaman-ancaman, yang mempunyai pengaruh pada operasi organisasi (perusahaan). Manajemen dituntut untuk selalu bersikap tanggap dan adaptif, selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan keadaan lingkungan. Manajer perlu menentukan cara atau pendekatan yang akan memungkinkannya menjaga dan mengembangkan organisasi dalam lingkungan yang selalu berubah.

Dengan pendekatan system dan contingency, akan dibahas factor-faktor lingkungan esternal yang berpengaruh dan dipengaruhi secara langsung ataupun tidak langsung terhadap / oleh operasi-operasi organisasi, dan tanggung jawab sosial manajer. Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur diluar organisasi, yang sebagian besar tidak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh manajer. Organisasi mendapatkan masukan-masukan (input) yang  dibutuhkan, seperti ; bahan baku, dana tenaga kerja dan energi dari lingkungan  eksternal, menstranformasikan menjadi produk dan jasa, dan kemudian menghasilkan keluaran-keluaran (output) kepada lingkungan eksternal.

Lingkungan eksternal mempunyai unsur-unsur :

1)      Berpengaruh langsung (lingkungan eksternal mikro), terdiri dari; para pesaing (competitors), pemasok / penyedia (suppliers), pelanggan (customers), lembaga-lembaga keuangan (financial intitutions), pasar tenaga kerja (labour supply), dan perwakilan-perwakilan pemerintah (government councils),

2)   Berpengaruh tidak langsung (lingkungan eksternal makro), mencakup; teknologi (technology), ekonomi (economy), politik (politic) dan sosial (social), yang mempengaruhi iklim dimana organisasi beroperasi dan mempunyai potensi menjadi kekuatan-kekuatan sebagai lingkungan eksternal mikro.

2.     Lingkungan Eksternal Mikro

Lingkungan eksternal mikro penting diperhatikan, walaupun tingkat pengaruhnya berbeda.

1)      Para pesaing ; lingkungan persaingan perusahaan tercermin dari tipe, jumlah dan norma-norma perilaku organisasi-organisasi pesaing. Dengan pemahaman akan lingkungan persaingan yang dihadapi, organisasi dapat mengetahui posisi persaingannya, sehingga lebih mampu mengoptimalkan operasi-operasinya. Misalnya; untuk meningkatkan bagian pasarnya (market share), dimana produk dan harga sama dengan pesaing, perusahaan harus menciptakan perbedaan-perbedaan (differences), dalam pembungkusan (packaging), pelayanan (services), atau promosi (promotion). Pemahaman arena, sifat persaingan (competitors), serta kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) para pesaing, memungkinkan perusahaan dapat mempergunakan kekuatan bersaingnya lebih efektif dan efisien.

2)      Pelanggan ; strategi, kebijakan dan taktik-taktik pemasaran perusahaan sangat tergantung situasi pasar dan pelanggan. Biasanya manajer pemasaran menganalisa profil pelanggan sekarang dan potensial serta kondisi pasar dan mengarahkan kegiatan-kegiatan pemasaran perusahaan berdasarkan hasil analisa tersebut.

3)      Pasar tenaga kerja ; organisasi memerlukan sejumlah karyawan (personalia) dengan bermacam-macam ketrampilan, kemampuan dan pengalaman, sehingga perlu menggunakan banyak saluran untuk menarik dan mendapatkan karyawan-karyawan tersebut. Ada tiga factor yang paling berpengaruh terhadap pemenuhan kebutuhan karyawan perusahaan, yaitu ;

(1)         reputasi perusahaan di mata angkatan kerja,

(2)         tingkat pertumbuhan angkatan kerja,

(3)         tersedianya tenaga kerja sesuai kebutuhan.

4)      Lembaga-lembaga keuangan ; organisasi tergantung pada bermacam-macam lembaga keuangan, seperti perbankan, perusahaan asuransi, termasuk pasar modal, untuk menjaga dan memperluas kegiatan-kegiatannya, jangka pendek untuk membiayai opearasionalnya, jangka panjang untuk membangun fasilitas baru   dan membeli peralatan baru (investasi).

5)      Para pemasok; setiap organisasi sangat tergantung pada sumber-sumber dari sumberdaya-sumberdayanya untuk memenuhi kebutuhan bahan baku (mentah), bahan pembantu, pelayanan, energi dan peralatan, yang digunakan untuk berproduksi.

6)      Perwakilan-perwakilan pemerintah ; hubungan organisasi dengan perwakilan-perwakilan pemerintah berkembang semakin kompleks. Mereka biasanya menetapkan peraturan-peraturan yang harus dipatuhi organisasi dalam operasinya, prosedur prosedur perijinan, dan pembatasan-pembatasan lainnya untuk melindungi masyarakat.

3. Lingkungan Eksternal Makro

Lingkungan eksternal makro mempengaruhi organisasi dengan dua cara :

1)     Kekuatan-kekuatan di luar tersebut mempengaruhi organisasi secara langsung atau tidak langsung melalui satu atau lebih unsur-unsur lingkungan eksternal mikro.

2)      Unsur-unsur lingkungan makro menciptakan iklim, misalnya teknologi tinggi, keadaan perekonomian cerah atau lesu dan perubahan-perubahan sosial, dimana organisasi ada dan harus memberikan tanggapan.

Lingkungan eksternal makro meliputi :

1)      Perkembangan teknologi : dalam setiap masyarakat atau industri, tingkat kemajuan teknologi memainkan peranan berarti pada penentuan produk dan jasa yang akan diproduksi, peralatan yang akan digunakan, dan cara bermacam-macam operasi akan dikelola. Inovasi teknologi dapat juga menimbulkan persaingan baru dalam industri-industri yang berbeda, misalnya;  pengembangan produksi jam digital elektronik telah menimbulkan persaingan baru bagi perusahaan-perusahan jam mekanik tradisional, kemajuan industri mesin foto kopi menimbulkan kesukaran-kesukaran bagi perusahaan kertas karbon.

2)      Variabel-variabel Ekonomi : para manajer akan selalu terlibat dengan masalah-masalah biaya sumber daya-sumber daya yang dibutuhkan organisasi, yang selalu berubah-ubah karena pengaruh faktor-faktor ekonomi, seperti ; kecenderungan inflasi dan deflasi harga barang-barang dan jasa-jasa, kebijakan moneter, devaluasi atau revaluasi, tingkat bunga, kebijakan fiskal, keseimbangan neraca pembayaran,harga yang ditetapkan oleh para pesaing dan pemasok.

3)      Lingkungan sosial budaya : merupakan pedoman hidup yang menentukan bagaimana hampir serluruh organisasi dan manajer akan beroperasi. Lingkungan ini mencakup ;  agama dan kepercayaan,  nilai-nilai,  sikap, pandangan dan pola kehidupan yang dibentuk oleh tradisi, pendidikan, kelompok ethnis, ekologi, demografis,geografis.

4)      Variabel-variabel Politik dan Hukum : dalam suatu periode tertentu akan menentukan operasi perusahaan. Manajer tidak mungkin mengabaikan iklim politik, peraturan-peraturan pemerintah maupun konsekuensi-konsekuensi atau dampaknya terhadap pemerintah dalam pembuatan keputusan, contohnya, kebijakan-kebijakan pemerintah dalam bidang ; perdagangan, undang-undang perpajakan, upah minimum, undang-undang hak patent, undang-undang perlindungan konsumen, pemasok dan pesaing.

5)      Dimensi Internasional : komponen internasional dalam lingkungan eksternal juga menyajikan kesempatan-kesempatan dan tantangan-tantangan, serta mempunyai potensi menjadi factor yang berpengaruh langsung pada operasi perusahaan. Kekuatan-kekuatan internasional ini berpengaruh melalui ; perkembangan politik dunia, ketergantungan ekonomi, penularan nilai-nilai dan sikap hidup, serta transfer teknologi.

4.    Organisasi dan Lingkungan

Lingkungan eksternal mempengaruhi manajer-manajer bervariasi menurut tipe dan tujuan organisasi. Hal ini berbeda di antara posisi-posisi dan fungsi-fungsi dalam suatu organisasi dan bahkan antara tingkatan-tingkatan hirarki di dalam organisasi. Karena mempunyai kekuasaan yang lebih besar dan pandangan yang lebih luas, para manajer di tingkat atas dalam organisasi memikul tanggung jawab lebih besar untuk pengelolaan hubungan dengan lingkungan eksternal dibanding para manajer tingkatan bawah. Manajer dan organisasi memberikan tanggapan terhadap lingkungan eksternal, melalui ;

1)      Usaha mempengaruhi lingkungan eksternal mikro : manajer harus memusatkan usaha-usahanya pada aspek-aspek kunci lingkungan bagi tujuan organisasi. Bila mereka memperlakukan setiap komponen secara sama, mereka akan menghabiskan waktu dan energi dengan cara-cara yang tidak produktif. Tetapi melalui pemusatan pada variable-variabel kunci, manajer dapat mencapai sasarannya untuk mempengaruhi lingkungan, misalnya mempengaruhi lingkungan mikro, yaitu pelanggan melalui iklan.

2)      Peramalan (forecasting) dan lingkungan eksternal makro : kelangsungan operasi perusahaan sering sangat tergantung pada antisipasi dan adaptasi terhadap perkembangan lingkungan eksternal makro. Kecenderungan perkembangan lingkungan ini hendaknya dimonitor secara terus menerus, agar manajer mampu mengembangkan kedudukan yang kuat dalam menghadapi lingkungan tersebut. Penggunaan teknik-teknik peramalan, seperti ; analisa statistik, model-model ekonometrika, simulasi, delphi, dan sebagainya,        memungkinkan manajer dapat mengantisipasi perubahan-perubahan dalam peraturan-peraturan pemerintah, sikap masyarakat, biaya-biaya pengadaan bahan, tersedianya bahan mentah, kegiatan-kegiatan pesaing, dan lain-lain sehingga dapat mempersiapkan sejumlah kegiatan-kegiatan di waktu yang akan datang (Sukanto Reksohadiprodjo, “Business Forecasting”).

3)      Perencanaan, perancangan organisasi dan lingkungan : cara paling penting bagi manajer untuk menyesuaikan dengan lingkungan eksternal adalah melalui pengembangan dan implementasi rencana-rencana bagi organisasinya. Rencana-rencana ini mungkin sederhana, jangka pendek dan terbatas ruang lingkupnya, atau mungkin rumit, jangka panjang, dan ruang lingkupnya luas. Rencana-rencana mewujudkan konsep dasar organisasi dan strategi-strategi akan mengikutinya untuk mencapai tujuan. Rencana-rencana strategik ini tidak hanya menjadi pedoman adaptasi organisasi terhadap lingkungan eksternal mikro dan makro, tetapi juga menuntut usaha-usaha organisasi untuk mempengaruhi perilaku-perilaku factor-faktor dalam lingkungan eskternal mikro. Suatu tipe khusus penyesuaian manajerial terhadap lingkungan, mencakup perubahan-perubahan dalam struktur formal organisasi, aliran kerja, pola wewenang, hubungan-hubungan pelaporan diantara manajer dan sebagainya. Bentuk penyesuaian ini sering disebut perancangan organisasi (organizational design).

5.    Tanggung Jawab Sosial  Manajer

Tanggung jawab sosial, berarti bahwa manajemen mempertimbangkan dampak sosial dan ekonomi di dalam pembuatan keputusan. Tanggung jawab sosial perusahaan ini merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan oleh para manajer organisasi perusahaan, karena aspek ini merupakan syarat utama bagi berhasilnya perusahaan, terutama untuk jangka panjang. Dengan demikian manajer  dituntut untuk mengimplementasikan “etika berusaha” (the ethics of managers), terutama dalam hubungannya dengan pelanggan, karyawan, penemu teknologi, lembaga pendidikan, perusahaan lain, para pemasok, pemegang saham, pemerintah, dan masyarakat pada umumnya (Harol Koontz, Cyril O’Donnell, dan Heinz Weihrich, “Management”).

Etika berkenaan dengan pendapat tentang benar dan salah, lebih khusus kewajiban moral seseorang pada masyarakat. Etika ini merupakan sistem ungkapan-ungkapan yang menyangkut perilaku, perbuatan dan sikap manusia terhadap peristiwa-peristiwa yang dianggap penting dalam hidupnya. Etika para manajer akan sangat mempengaruhi keputusan-keputusan dan kegiatan-kegiatan organisasi, yang harus berdasarkan pada nilai-nilai atau standar moral yang dianggap baik dan luhur dalam suatu lingkungan atau masyarakat.

Ada lima factor yang mempengaruhi keputusan-keputusan pada masalah etika, yaitu ;

1)      hukum,

2)      peraturan-peraturan pemerintah,

3)      kode etik industri dan perusahaan,

4)      tekanan-tekanan sosial,

5)      tegangan antara standar perorangan dan kebutuhan organisasi.

Factor-faktor ini mempengaruhi etika manajer dengan tingkatan dan pada bidang-bidang fungsi yang berbeda-beda.

Para manajer semakin dituntut untuk mengikuti atau mentaati hukum dan standar-standar etika masyarakat. Pada saat yang sama, perhatian manajer harus dipusatkan pada pemberian tanggapan-tanggapan organisasi pada masalah-masalah sosial. Hal ini mempunyai dua konsekuensi utama :

1)      banyak organisasi sekarang mengesampingkan tujuan utamanya maksimalisasi keuntungan, dan mengalihkan ke pemenuhan kebutuhan-kebutuhan masyarakat dengan perolehan keuntungan secukupnya,

2)      pencapaian hasil-hasil yang lebih baik dalam pelaksanaan fungsi tanggung jawab sosial perusahaan menjadi semacam peralatan untuk membantu sukses organisasi.

Cara para manajer memelihara penanganan masalah-masalah sosial akan mencerminkan etika pribadinya, kebijakan-kebijakan organisasi, dan nilai-nilai sosial perusahaan pada periode waktu tertentu.